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PDF 是什么意思？
PDF 的意思是便携式文档格式。它保存固定页面的描述，让阅读器无需创建该文档的应用即可显示页面。PDF 可包含字符、照片、矢量图形、链接、表单字段和其他结构。因此，两个同样以 .pdf 结尾的文件，在搜索、编辑或转换时可能有截然不同的行为。 PDF 协会介绍了该格式的固定版式设计。
您拥有哪种 PDF？
| 观察到的情况 | 可能的结构 | 有用的下一步 |
|---|---|---|
| 文字可按预期顺序选择和复制 | 数字文本，或具有可用 OCR 层的扫描件 | 导出文本用于编辑；保留 PDF 作为布局参考。 |
| 整页表现得像一张图片 | 纯图片扫描件或照片 | 提取文本前，按文档语言运行 OCR。 |
| 文字可以选择，但粘贴后没有意义 | 字符映射有误，或 OCR 层不准确 | 比较多个句子；使用更好的源文件或经过核对的 OCR。 |
| 点击方框后出现字段光标 | 交互式表单字段 | 填写实际字段，而不是在它们上面叠加文字。 |
| 页面上可见姓名或签名 | 图片、键入标记，或证书签名的外观 | 使用阅读器的签名面板，判断是否存在密码学签名。 |
请检查混合文档中每种不同的部分。报告正文可能有可选择文本，而附录只有扫描图片。在封面成功选择文本，并不能说明附录的情况；也应在那里测试一个有代表性的句子。
转换前如何检查 PDF？
- 在 PDF 阅读器 或常用阅读器中打开副本。记下页数，并检查开头、中间和结尾是否有缺页或横置页面。
- 在支持文本选择的阅读器中选择完整句子，并粘贴到纯文本编辑器。检查词序、重音字符、标点和数字。
- 查找表单字段、书签、链接、附件或签名面板。决定收件人必须保留其中哪些内容。
- 根据任务选择输出：可编辑文字、页面图片、选定页面，或完成的 PDF。先转换一个简短且有代表性的部分。
- 重新打开输出并重复相关检查。缩略图一致，不能证明文本、表单字段或签名得以保留。
哪个工具适合您需要的更改？
| 您的目标 | 方式 | 需要核验什么 |
|---|---|---|
| 只发送一个章节 | 提取 PDF 页面 | 使用文件内的实际页面位置；印刷页码可能不同。 |
| 改写文字 | PDF 转 Word 的可编辑模式 | 段落顺序和缺失图片；不会重建原始源布局。 |
| 在幻灯片或消息中显示页面 | PDF 转 PNG | 在预期显示尺寸下的可读性。 |
| 发布仍在编写的文档 | 创建 PDF，使用可编辑源文件 | 最终导出的分页、字体和链接。 |
| 提交归档文档 | PDF 转 PDF/A | 具体要求的配置规范，以及验证器报告。 |
| 使用另一种语言阅读文档 | PDF 翻译流程 | 翻译后的含义、表格标签和遗漏情况。 |
为什么 PDF 看起来正确，却可能导出不佳？
以双栏通讯为例。PDF 将文字保存在页面上看似正确的位置，但导出器必须决定先读哪一栏，以及每个段落在哪里结束。同样，表格可能只是沿绘制线条对齐的独立文本片段，并没有保存电子表格单元格。重建这些关系需要推断；转换可以保留每个可见字符，却将它们排列错误。
对于这份通讯，如果目标是外观，应保留页面图片导出。如果需要改写，则导出可编辑文本，并逐段比较阅读顺序。如果您拥有原始排版文件，编辑该源文件可以避免从固定页面重建布局。
常见问题
PDF 和照片一样吗？
不一样。照片可以放进 PDF，但该格式也可包含可选择文本、矢量图文和交互对象。放大是有用的目视检查，而选择和复制则能进一步揭示文本结构。
文本可搜索就意味着 PDF 具备无障碍性吗？
仅有可搜索文本不能证明无障碍性。阅读顺序、文档结构、有意义的替代文本及其他要求，需要单独评估。 PDF 转 PDF/A 也解释了为什么归档符合性和无障碍性是不同目标。
创建 PDF 后应该删除 Word 文件吗？
如果以后可能更改，请保留可编辑源文件。通常，在源文件中更新标题、表格和分页流程后重新导出，比从 PDF 中重建它们更容易。
可以通过将文件改名为 .pdf 来转换吗？
不可以。扩展名只是标签。请使用支持的导出或转换流程写入 PDF 内容，再重新打开结果。
相关指南
了解 受密码保护的 PDF， 签名类型 和 使用 PDF 笔记学习。