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PDFとは何の略ですか？
PDFはPortable Document Format（持ち運び可能な文書形式）の略です。固定されたページの記述を保存するため、文書を作成したアプリがなくても、リーダーで表示できます。PDFには、文字、写真、ベクター図形、リンク、フォーム欄、その他の構造を含められます。そのため、同じ.pdfで終わる2つのファイルでも、検索、編集、変換では動作が大きく異なる場合があります。PDF Associationは、この形式の固定レイアウト設計を説明しています。
手元のPDFはどの種類ですか？
| 確認できること | 考えられる構造 | 役立つ次の操作 |
|---|---|---|
| 文字を選択し、想定した順序でコピーできる | デジタルの文字、または利用可能なOCRレイヤー付きのスキャン | 編集用に文字を書き出し、レイアウトの参照としてPDFを残してください。 |
| ページ全体が1枚の画像のように振る舞う | 画像のみのスキャンや写真 | 文字を抽出する前に、文書の言語でOCRを実行してください。 |
| 文字を選べるが、貼り付けると意味不明になる | 不正な文字対応付け、または不正確なOCRレイヤー | 複数の文を比較し、より良い元ファイルや確認済みのOCRを使ってください。 |
| 枠をクリックすると入力カーソルが出る | 対話型のフォーム欄 | 上から文字を配置するのではなく、実際の欄に入力してください。 |
| ページ上に名前や署名が見える | 画像、入力された印、または証明書による署名の表示 | 暗号技術による署名が存在するかどうかは、リーダーの署名パネルで確認してください。 |
異なる種類の内容が混在する文書では、各部分を確認してください。報告書の本文ではテキストを選択できても、付録はスキャン画像だけの場合があります。表紙で文字を選択できても、付録については分かりません。付録でも代表的な一文を試してください。
変換前にPDFを確認するには？
- コピーをPDFリーダーまたは普段使うリーダーで開きます。ページ数を控え、冒頭、中間、末尾で、欠けたページや横向きのページがないか調べてください。
- 文字の選択に対応するリーダーで文を丸ごと選び、プレーンテキストのエディターに貼り付けます。単語の順序、アクセント付き文字、句読点、数字を確認してください。
- フォーム欄、しおり、リンク、添付ファイル、署名パネルがあるか調べます。それらのうち、受け取る人が何を保持する必要があるか決めてください。
- 作業に合わせて、編集可能な文章、ページ画像、選択したページ、完成したPDFから出力を選びます。まず代表的な短い部分を変換してください。
- 出力を開き直し、該当する確認を繰り返します。サムネイルが一致しても、文字、フォーム欄、署名が残った証明にはなりません。
必要な変更にはどのツールが合いますか？
| 目的 | 方法 | 確認すること |
|---|---|---|
| 1つの章だけを送る | PDFのページを抽出 | ファイル内の実際のページ位置を使ってください。印刷されたページ番号とは異なる場合があります。 |
| 文章を書き換える | PDFをWordに変換の編集可能モード | 段落の順序や画像の欠落を確認します。元のレイアウトは再構築されません。 |
| スライドやメッセージでページを見せる | PDFをPNGに変換 | 意図した表示サイズでの読みやすさ。 |
| まだ執筆中の文書を公開する | PDFを作成：編集可能な元ファイルから作成 | 最終出力の改ページ、フォント、リンク。 |
| 保存用の文書を提出する | PDFをPDF/Aに変換 | 正確な指定プロファイルと、検証ツールのレポート。 |
| 別の言語で文書を読む | PDF翻訳の手順 | 翻訳後の意味、表のラベル、抜け落ち。 |
正しく見えるPDFの書き出しがうまくいかないのはなぜですか？
2段組みのニュースレターを考えてみてください。PDFは、ページ上で正しく見える位置に単語を保存しますが、書き出す側は、どちらの段を先に読むか、段落がどこで終わるかを判断する必要があります。同じように表も、表計算のセルが保存されているのではなく、描かれた線の上に別々の文字片を並べているだけの場合があります。その関係を組み直すには解釈が必要です。変換がすべての見える文字を保っても、並びが誤ることがあります。
そのニュースレターで見た目が目的なら、ページ画像の書き出しを残してください。文章を書き直すなら編集可能な文字を書き出し、段落ごとに読み順を比較します。元の出版用ファイルを所有している場合は、それを編集すれば、固定ページからレイアウトを再構築せずに済みます。
よくある質問
PDFは写真と同じですか？
いいえ。写真をPDF内に配置することはできますが、選択可能な文字、ベクター画像、対話型オブジェクトも含められます。拡大は外観の確認に役立ち、選択とコピーでは文字構造についてさらに分かります。
検索できる文字があれば、PDFはアクセシブルですか？
検索可能な文字だけでアクセシビリティは確立されません。読み順、文書構造、意味のある代替テキスト、その他の要件は、別に評価する必要があります。PDFをPDF/Aに変換でも、保存規格への適合とアクセシビリティが異なる目的である理由を説明しています。
PDFを作った後、Wordファイルは削除すべきですか？
今後変更する可能性があるなら、編集可能な元ファイルを保管してください。PDFから見出し、表、ページの流れを再構築するより、元ファイルで更新して書き出し直す方が通常は簡単です。
ファイル名を.pdfに変えれば変換できますか？
いいえ。拡張子はラベルです。PDFの内容を書き込む、対応する書き出しや変換を使い、結果を開き直してください。
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