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应该使用哪种源文件创建 PDF？
通过下方相应方式，将可编辑文档、图片或纯文本生成 PDF。图片输入和浏览器 Word/PowerPoint 导出会生成页面图片；部分文本及电子表格方式会保留可选择文本。请根据接收者需要阅读、搜索或重复利用的内容来选择。
| 您的源材料 | 创建方式 | 需要准备什么 |
|---|---|---|
| 照片或图形 | 图片转 PDF | 排列图片顺序，纠正方向，并选择页面尺寸、适配方式和页边距。 |
| 拍摄的纸质页面 | 扫描件转 PDF | 使用清晰、光线均匀且所有边缘可见的图片。先在相机或图片编辑器中校正透视。 |
| UTF-8 纯文本 | 文本转 PDF | 分页前完成文字内容，并保留有用的段落分隔。 |
| 现代 Word 文档 | Word 转 PDF | 使用 DOCX，并在浏览器渲染后检查字体、分页和支持的图片。 |
| 现代 Excel 工作簿 | Excel 转 PDF | 重新计算并保存公式结果，移除未使用的报告区域，并选择工作表和布局设置。 |
| 现代 PowerPoint 演示文稿 | PowerPoint 转 PDF | 使用 PPTX，确保静态幻灯片外观包含收件人需要的全部内容。 |
| 已保存的简单标记文件 | HTML 转 PDF 或 Markdown 转 PDF | 使用受支持的简化内容。这些方式不会重现任意实时网站。 |
如何创建清晰可读的 PDF？
- 准备源材料。 转换前纠正拼写、方向和缺失内容。对于拍摄页面，请重拍模糊图片；提高导出分辨率无法恢复源材料中没有的细节。
- 打开对应工具。 检查接受的输入和处理方式标记。浏览器 Office 转换接受最大 25 MB 的现代 DOCX、XLSX 和 PPTX 文件；其他方式各有自己的限制。
- 选择可用的布局设置。 如果工具提供相应选项，请使用收件人要求的页面尺寸。A4 与美国 Letter 不同，宽工作表可能需要横向。HTML/Markdown 使用固定的简化布局，而不是图片工具的纸张控件。
- 创建并打开 PDF。 检查每个页面边界、最小文字和重要符号。对于工作簿报告，将数值和列标题与源文件比较。
- 如有需要，完成资料包组装。 合并 检查过的 PDF， 整理页面 和 添加页码，以上操作应在内容定稿后进行。发送前核验最终顺序。
如何处理包含多个部分的提交材料？
例如，两页信件、一页预算和两张证书照片应组成五页材料。分别转换各个源文件，检查信件分段和预算总额，再按此顺序合并。如果结果变成六页，请在添加页码之前查找意外空白页或重复封面。
同时保留可编辑原文件和完成的 PDF。如果下周需要更改信件，重新导出源文件通常比尝试从固定页面重建文本和布局更可靠。替换受影响部分后，核验资料包的页码和引用是否仍一致。
上传 PDF 前应该检查什么？
| 收件人要求 | 在完成文件中检查 |
|---|---|
| 最大文件大小 | 查看下载文件的大小。如有需要，尝试 压缩，并在使用较小副本前比较最小文字和图片。 |
| 可搜索文本 | 尝试选择或搜索一个已知短语。纯图片 PDF 需要 OCR 文字识别，才能提供识别后的文本。 |
| 纸张尺寸 | 打开文档属性或打印预览。确认实际页面尺寸，而不要根据浏览器缩放判断。 |
| 归档符合性 | 请参照 PDF 转 PDF/A，采用收件人要求的配置规范和验证方法。普通创建操作不能证明符合 PDF/A。 |
| 另一种语言或可编辑格式 | 根据需要使用 翻译流程 或 HWP 指南；更改文件名不会改变语言或文档结构。 |
常见问题
不安装 Office 可以创建 PDF 吗？
可以。浏览器工具可使用支持的图片、文本、基本标记文件和现代 DOCX、XLSX、PPTX 文件创建 PDF。Office 浏览器导出有明确说明的限制。旧格式必须先在兼容的桌面办公应用中另存为 DOCX、XLSX 或 PPTX。
创建的每个 PDF 都会保留可选择文本吗？
不会。图片输入和浏览器 DOCX/PPTX 导出生成页面图片。文本和支持的 XLSX 单元格输出可以包含可选择文本。可搜索性与视觉外观是不同属性，因此应检查实际 PDF，而不要只依赖文件名。
可以将多张照片放在同一页吗？
图片工具为每张选定图片创建一页，并按比例适配。如果需要拼图或经过设计的多图页面，请先在图片或文档编辑器中排列，再转换准备好的源文件。
创建 PDF 会让源材料更清晰吗？
转换无法恢复因模糊、反光或低分辨率扫描而缺失的细节。如果小字无法辨认，请重拍或重扫源材料。OCR 可以添加识别文字，但仍需对照图片核对。