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PDF बनाने के लिए कौन-सा स्रोत इस्तेमाल करें?
नीचे दिए गए उपयुक्त विकल्प से अपने संपादन योग्य दस्तावेज़, चित्र या सादे टेक्स्ट से PDF बनाएँ। चित्र इनपुट और ब्राउज़र में Word/PowerPoint का निर्यात पृष्ठ चित्र बनाते हैं; कुछ टेक्स्ट और स्प्रेडशीट विकल्प चयन योग्य टेक्स्ट बनाए रखते हैं। प्राप्तकर्ता को क्या पढ़ना, खोजना या दोबारा इस्तेमाल करना है, उसके अनुसार चुनें।
| आपका स्रोत | बनाने का विकल्प | क्या तैयार करें |
|---|---|---|
| तस्वीरें या ग्राफ़िक्स | चित्र से PDF | चित्र क्रम में रखें, उनकी दिशा सुधारें और पृष्ठ आकार, समायोजन तथा हाशिए चुनें। |
| कागज़ के पृष्ठों की तस्वीरें | स्कैन से PDF | स्पष्ट और समान रोशनी वाली तस्वीरें इस्तेमाल करें जिनमें सभी किनारे दिखें। पहले कैमरे या चित्र संपादक में परिप्रेक्ष्य सुधारें। |
| UTF-8 सादा टेक्स्ट | टेक्स्ट से PDF | पृष्ठों में बाँटने से पहले लेखन पूरा करें और उपयोगी अनुच्छेद-विराम बनाए रखें। |
| आधुनिक Word दस्तावेज़ | Word से PDF | DOCX इस्तेमाल करें और ब्राउज़र में प्रदर्शित होने के बाद फ़ॉन्ट, पृष्ठ-विराम तथा समर्थित चित्र जाँचें। |
| आधुनिक Excel कार्यपुस्तिका | Excel से PDF | सूत्रों की दोबारा गणना करके परिणाम सहेजें, रिपोर्ट के अनुपयोगी क्षेत्र हटाएँ और कार्यपत्रक/विन्यास की सेटिंग चुनें। |
| आधुनिक PowerPoint प्रस्तुति | PowerPoint से PDF | PPTX इस्तेमाल करें और सुनिश्चित करें कि स्लाइड के स्थिर रूप में प्राप्तकर्ता के लिए ज़रूरी सभी चीज़ें हों। |
| सरल सहेजा गया मार्कअप | HTML से PDF या Markdown से PDF | समर्थित सरल सामग्री इस्तेमाल करें। ये विकल्प किसी भी मनचाही चालू वेबसाइट को हूबहू नहीं बनाते। |
पढ़ने में स्पष्ट PDF कैसे बनाएँ?
- स्रोत तैयार करें। रूपांतरण से पहले वर्तनी, दिशा और गायब सामग्री सुधारें। कागज़ के पृष्ठों की धुँधली तस्वीरें दोबारा लें; निर्यात का रिज़ॉल्यूशन बढ़ाने से स्रोत में अनुपस्थित विवरण वापस नहीं आते।
- उपयुक्त उपकरण खोलें। उसके स्वीकार्य इनपुट और प्रसंस्करण स्थान का लेबल जाँचें। ब्राउज़र के Office विकल्प 25 MB तक की आधुनिक DOCX, XLSX और PPTX फ़ाइलें स्वीकार करते हैं; अन्य विकल्पों की अपनी सीमाएँ हैं।
- उपलब्ध विन्यास सेटिंग चुनें। जहाँ उपकरण विकल्प देता है, वहाँ प्राप्तकर्ता का माँगा हुआ पृष्ठ आकार चुनें। A4 और US Letter अलग हैं, और चौड़े कार्यपत्रक के लिए आड़ी दिशा आवश्यक हो सकती है। HTML/Markdown का सरल विन्यास निश्चित होता है; उनमें चित्र उपकरणों जैसे कागज़ के नियंत्रण नहीं होते।
- PDF बनाकर खोलें। हर पृष्ठ की सीमा, सबसे छोटे टेक्स्ट और महत्वपूर्ण चिह्न जाँचें। कार्यपुस्तिका की रिपोर्ट में मान और स्तंभ शीर्षक स्रोत से मिलाएँ।
- ज़रूरत हो तो दस्तावेज़ों का पैकेट पूरा करें। जोड़ें उन PDF को जिन्हें जाँच लिया है, पृष्ठ व्यवस्थित करें और पृष्ठ संख्या जोड़ें जब सामग्री अंतिम हो जाए। भेजने से पहले पूरे क्रम की जाँच करें।
कई हिस्सों में जमा किए जाने वाले दस्तावेज़ कैसे तैयार करें?
उदाहरण के लिए, दो पृष्ठ का पत्र, एक पृष्ठ का बजट और प्रमाणपत्रों की दो तस्वीरों से पाँच पृष्ठों का पैकेट बनना चाहिए। हर स्रोत अलग बदलें, पत्र के अनुच्छेद-विराम और बजट का कुल जाँचें, फिर उसी क्रम में जोड़ें। यदि परिणाम छह पृष्ठ का है, तो पृष्ठ संख्या जोड़ने से पहले अनचाहा खाली पृष्ठ या दोहराया गया मुखपृष्ठ खोजें।
अंतिम PDF के साथ संपादन योग्य मूल फ़ाइलें भी रखें। यदि अगले हफ़्ते पत्र बदलता है, तो निश्चित पृष्ठ से टेक्स्ट और विन्यास दोबारा बनाने के बजाय स्रोत से फिर निर्यात करना आम तौर पर अधिक भरोसेमंद है। प्रभावित हिस्सा बदलें और जाँचें कि पैकेट की पृष्ठ संख्या तथा संदर्भ अब भी मेल खाते हैं।
PDF अपलोड करने से पहले क्या जाँचें?
| प्राप्तकर्ता की ज़रूरत | अंतिम फ़ाइल में जाँचें |
|---|---|
| अधिकतम फ़ाइल आकार | डाउनलोड की गई फ़ाइल का आकार देखें। आवश्यक हो तो संपीड़न आज़माएँ और छोटी प्रति इस्तेमाल करने से पहले सबसे छोटे टेक्स्ट और चित्रों की तुलना करें। |
| खोजने योग्य टेक्स्ट | कोई ज्ञात वाक्यांश चुनकर या खोजकर देखें। केवल चित्र वाले PDF में पहचाना गया टेक्स्ट उपलब्ध कराने के लिए OCR चलाना आवश्यक है। |
| कागज़ के आयाम | दस्तावेज़ के गुण या प्रिंट पूर्वावलोकन खोलें। ब्राउज़र के ज़ूम से अनुमान लगाने के बजाय वास्तविक पृष्ठ आकार की पुष्टि करें। |
| संग्रहण अनुरूपता | प्राप्तकर्ता द्वारा माँगी गई प्रोफ़ाइल और सत्यापन के लिए PDF से PDF/A का पालन करें। सामान्य PDF बनाने से PDF/A अनुरूपता सिद्ध नहीं होती। |
| दूसरी भाषा या संपादन योग्य प्रारूप | ज़रूरत के अनुसार अनुवाद प्रक्रिया या HWP मार्गदर्शिका का उपयोग करें; फ़ाइल का नाम बदलने से भाषा या दस्तावेज़ की संरचना नहीं बदलती। |
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या Office स्थापित किए बिना PDF बना सकता हूँ?
हाँ। ब्राउज़र उपकरण समर्थित चित्रों, टेक्स्ट, मूल मार्कअप और आधुनिक DOCX, XLSX तथा PPTX फ़ाइलों से PDF बना सकते हैं। ब्राउज़र में Office निर्यात की सीमाएँ दर्ज हैं। इन रूपांतरण उपकरणों का उपयोग करने से पहले पुराने Office प्रारूपों को अपने स्रोत अनुप्रयोग में संबंधित DOCX, XLSX या PPTX प्रारूप के रूप में सहेजें।
क्या मेरे बनाए हर PDF में टेक्स्ट चयन योग्य रहेगा?
नहीं। चित्र इनपुट और ब्राउज़र में DOCX/PPTX का निर्यात पृष्ठ चित्र बनाते हैं। टेक्स्ट और समर्थित XLSX कोशिकाओं के परिणाम में चयन योग्य टेक्स्ट हो सकता है। खोजने की क्षमता और दृश्य रूप अलग विशेषताएँ हैं, इसलिए फ़ाइल के नाम पर भरोसा करने के बजाय वास्तविक PDF जाँचें।
क्या कई तस्वीरें एक पृष्ठ पर रख सकता हूँ?
चित्र उपकरण हर चुने गए चित्र के लिए एक पृष्ठ बनाते हैं और उसका अनुपात बनाए रखते हुए समायोजित करते हैं। कोलाज या कई चित्रों वाला डिज़ाइन पृष्ठ चाहिए तो पहले चित्र या दस्तावेज़ संपादक में उसे व्यवस्थित करें, फिर तैयार स्रोत को बदलें।
क्या PDF बनाने से स्रोत अधिक स्पष्ट हो जाता है?
रूपांतरण धुँधलेपन, चमक या कम रिज़ॉल्यूशन के स्कैन से गायब विवरण वापस नहीं ला सकता। जब छोटा टेक्स्ट पढ़ा न जा सके, तो स्रोत की तस्वीर या स्कैन फिर लें। OCR पहचाना हुआ टेक्स्ट जोड़ सकता है, लेकिन शब्दों को चित्र से मिलाकर जाँचना फिर भी ज़रूरी है।